Organiser un événement

Connaître les bases de l'organisation d'événements

• Cerner les enjeux de l'événementiel.
• Connaître les différents types d'événements.
• Définir la place de l'événementiel dans l'entreprise.
• Comprendre les acteurs impliqués dans la démarche.

Préparer son événement

• Identifier les enjeux et retours attendus.
• Définir les cibles et objectifs. Evaluer le budget.
• Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires.
• Mettre en place des tableaux de bord et un rétroplanning pertinents.
• Dresser la liste des intervenants et choisir le lieu de la manifestation.
• Faire valider son projet par sa hiérarchie.
• Rédiger le cahier des charges en cas de sous-traitance.

Communiquer efficacement

• Identifier les canaux de communication pertinents pour son événement.
• Vérifier la mise à jour du fichier cible.
• Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat.
• Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance.

Exercice d'application: élaboration d'un plan de communication autour de son événement.

Gérer l'événement le jour J

• Penser à la signalétique, l'agencement, l'accueil, la coordination des livraisons...
• Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités.
• Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques.
• Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs.
• Superviser la clôture de l'événement.

Faire le bilan de l'événement

• Mettre à jour son tableau de bord et sa base de données.
• Analyser le retour des participants via le questionnaire d'évaluation.
• Mettre à jour sa base de données.
• Valoriser l'événement en interne.
• Établir un plan d'action post-événement.