Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité
Repenser son organisation
Repérer ses sources d'inefficacité
Acquérir les outils et méthodes pour mieux gérer son temps
Accroître sa disponibilité et ses performances
Analyser son emploi du temps
Identifier son profil temps et mieux connaître ses propres rythmes de travail
- Intégrer la logique de " la bonne action au bon moment "
- Se concentrer et s'arrêter si besoin
Observer la répartition de son temps sur une journée
- Reconnaître ses " voleurs de temps " pour mieux les éradiquer
Autodiagnostic : sa relation au temps
- Analyser le temps dédié à chaque type de tâches au cours d'une journée
- Repérer les déséquilibres et les corriger
Utiliser à bon escient les outils de maîtrise du temps
Les interactions entre gestion du temps et gestion du stress
- Identifier ses objectifs et priorités
- Fixer et clarifier ses objectifs : une première étape indispensable
- Identifier et privilégier les actions à forte valeur ajoutée
Mieux organiser son emploi du temps personnel et questionner les apports de l’IA
- Repérer ses dérives et pointer les gisements de temps exploitables
- Pointer les gisements de temps exploitables
- Anticiper pour avoir une vision claire et globale des échéances majeures : prendre en compte le long terme dans le quotidien
- Déterminer les outils de planification à mettre en place
- Hiérarchiser ses priorités : distinguer l'essentiel de l'urgent et de l'accessoire et faire face à l'imprévu
- Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais
- Explorer les apports de l’IA pour doper sa productivité
Étude de cas : identification des types d'activités sur lesquels économiser du temps et automatiser des tâches répétitives. Démo d’une application d’IA.
Exercice d'application : Création d'une mind map des outils et méthodes de gestion du temps
Réguler le flux des informations et optimiser son temps de communication
- Intégrer l’impact des nouvelles technologies dans la gestion de son temps
- Optimiser le traitement des ses mails
- Répondre aux sollicitations
- Dire non avec tact et pertinence
Mises en situation : sur la base de situations vécues par les participants
Plan d'action personnel : définition de règles de gestion du temps applicables dans différentes situations professionnelles : en réunion, au téléphone...
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Pédagogie participative mettant l'apprenant au cœur de l'apprentissage. Utilisation de techniques ludo-pédagogiques pour une meilleure appropriation. Ancrage facilité par une évaluation continue des connaissances au moyen d'outils digitaux et/ou de cas pratiques.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
Se former avec la formation efficacité professionnelle
EFE propose une formation « Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité ». À distance ou en présentiel, elle s'adresse à tous ceux qui souhaitent optimiser leur gestion du temps pour être plus productifs au travail. En tant que participant, vous pouvez viser les objectifs suivants :
- L'identification des éléments qui altèrent vos performances ;
- L'acquisition de différents outils pour gérer et organiser votre temps ;
- L'amélioration de vos performances.
Délivrée sur une durée de 14 heures et menée par une équipe d'experts, cette formation en efficacité personnelle propose une approche pédagogique participative pour stimuler les apprenants et leur permettre d'acquérir des compétences le plus rapidement possible.
Réellement bénéfique pour votre carrière, ce processus d'apprentissage vous permettra de connaître et de maîtriser toutes les méthodes pour gagner en efficacité. Révélez tout votre potentiel en améliorant votre productivité !
Pourquoi améliorer son efficacité professionnelle ?
Indispensable au niveau individuel et au sein d'une équipe, l'efficacité professionnelle est un facteur clé de la réussite d'une entreprise. Garante d'une nette amélioration des performances, elle permet l'atteinte des objectifs dans les délais espérés.
Pour mieux gérer son temps
Exploitée au quotidien, l'efficacité professionnelle favorise une meilleure gestion du temps et des priorités. Cette manière d'organiser les tâches s'appuie sur des outils et méthodes que vous découvrirez en formation. Avec une gestion du temps optimisée, vous pouvez améliorer votre efficacité au travail.
Pour mieux gérer son stress
Améliorer son efficacité professionnelle revient donc à mieux gérer son temps en hiérarchisant ses tâches. De ce mode de fonctionnement résulte une réduction significative du stress. Puisque vous avez pris soin d'organiser l'avancée de votre travail en priorisant les dossiers importants, vous progressez de manière sereine.
Grâce à votre organisation pertinente, vous consacrerez votre temps aux tâches prioritaires de manière à ne pas vous retrouver noyé sous une importante charge de travail. Cette nouvelle gestion demande de la rigueur, mais elle se révèle particulièrement bénéfique. Non seulement, vous améliorerez votre productivité, mais vous trouverez plus facilement le sommeil le soir venu.
Pour se sentir mieux au travail
Avec une meilleure organisation de votre temps et un stress réduit, vous travaillerez dans des conditions idéales. Quoi de mieux qu'un état d'esprit serein pour trouver la motivation chaque matin ? Constater que votre productivité et vos performances évoluent vous sera très agréable. Stimulé par vos propres améliorations, vous cultiverez une attitude positive qui vous permettra de vous sentir à votre place dans votre environnement professionnel.
Comment définir l'efficacité professionnelle ?
Votre efficacité professionnelle désigne votre capacité à atteindre vos objectifs dans le cadre du travail. Il ne s'agit pas uniquement de réussir à boucler vos tâches, mais de les réaliser en exploitant au mieux les ressources disponibles. On peut donc parler d'optimisation de ces dernières.
Pour développer votre efficacité professionnelle, vous devez posséder des compétences, et être à même de gérer votre temps et vos priorités. Il faut aussi adapter votre communication, déléguer en cas de besoin et avoir confiance en vos capacités.
Les principaux leviers de l'efficacité professionnelle
Voici les principaux leviers à activer pour améliorer votre efficacité professionnelle.
La définition des objectifs
Être efficace au travail revient à atteindre ses objectifs en exploitant un minimum de ressources. Définissez-les clairement sans quoi vous ne pourrez établir votre plan d'action.
L'organisation
En considérant le degré de priorité de chaque tâche, réalisez une planification qui vous permettra d'optimiser votre temps et vos compétences.
La neutralisation des éléments perturbateurs
Au cours de votre journée de travail, de nombreux éléments vous font perdre du temps. Bien souvent, il s'agit de soucis d'organisation. Pour réorganiser votre temps, prenez soin d'identifier les tâches que vous pouvez automatiser et celles qu'il vous est possible de déléguer.
Sachez que vous gagnerez en efficacité si vous rangez soigneusement votre espace de travail. Avec des dossiers classés, des outils fonctionnels rangés au bon endroit et des éléments indispensables placés à portée de main, vous pourrez améliorer votre productivité de manière significative.
L'organisation, un élément clé de l'efficacité professionnelle
Avec une meilleure organisation, vous pouvez impacter votre efficacité professionnelle de manière significative et durable. Le fait d'optimiser votre temps en hiérarchisant les tâches, par exemple, peut vous permettre d'alléger votre charge de travail. C'est ainsi que vous réduirez votre stress de manière à appréhender vos journées avec plus de sérénité.
De ce soulagement résulte de meilleures capacités de concentration et plus de motivation. Les bénéfices se feront également ressentir dans vos échanges avec vos collaborateurs. Mieux organisé, vous pourrez prendre le temps de communiquer de manière adaptée. Ces interactions réfléchies seront bien plus productives.
Autre avantage d'une organisation rigoureuse et pertinente : des performances améliorées. Le fait de tenir compte du degré de priorité des tâches peut vous permettre de travailler de manière plus efficace sans pour autant passer plus d'heures au bureau. En d'autres termes, votre nouvelle organisation peut vous faire gagner un temps précieux.
Soigneusement organisé, vous parviendrez à atteindre vos objectifs tout en respectant les délais. Satisfait de votre travail, vous rentrerez chez vous l'esprit serein. Dès lors, il vous sera bien plus facile de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Comment améliorer son efficacité professionnelle ?
Voici quelques méthodes simples pour développer votre efficacité professionnelle.
Organisez vos journées
Vous l'avez compris, l'organisation est la clé de l'efficacité. Chaque matin, prenez le temps de planifier toutes vos tâches en tenant compte de leur degré de priorité. Pensez à intégrer les éventuelles réunions dans votre planning et prévoyez quelques pauses pour conserver votre productivité et votre motivation.
Pour décupler votre efficacité, n'hésitez pas à planifier les tâches les plus difficiles au moment de la journée où vous êtes le plus réactif. Pour certains, maintenir sa concentration est plus facile en début de matinée tandis que d'autres ne seront réellement attentifs qu'après quelques heures passées au bureau.
Cette gestion des priorités est essentielle pour améliorer votre efficacité professionnelle.
Recourez à l'automatisation des tâches
Grâce aux outils digitaux, certaines tâches peuvent être automatisées. Mettre en place ces automatisations vous prendra un peu de temps, mais vous le rattraperez rapidement. En effet, vous n'aurez plus à envoyer des mails de bienvenue aux nouveaux clients, des relances aux fournisseurs ou encore à informer vos collaborateurs des changements de planning.
Ce temps et cette énergie que vous parviendrez à économiser, vous pourrez les consacrer à des tâches plus urgentes.
Appuyez-vous sur le travail d'équipe
L'efficacité professionnelle n'est pas l'affaire d'une seule personne. La réussite d'une entreprise est encouragée par une véritable cohésion dans le groupe. Celle-ci est indispensable pour favoriser la productivité individuelle.
Des collaborateurs qui peuvent compter les uns sur les autres se révèlent bien plus productifs. De cet équilibre dépend l'investissement et la motivation de chacun. En tant que manager, vous devez réussir à former une équipe soudée. Cela consiste à :
- Réaliser un recrutement pertinent ;
- Créer un climat de confiance ;
- Favoriser l'esprit d'initiative ;
- Encourager l'esprit d'équipe ;
- Communiquer de manière claire et concise ;
- Pratiquer l'écoute active pour favoriser les échanges constructifs.
Quelques outils pour améliorer votre efficacité professionnelle
Voici des solutions concrètes pour améliorer vos performances au fil des jours et contribuer activement à la réussite de votre entreprise.
La pensée positive
Cette pratique vise à mieux gérer le stress au travail. L'appliquer revient à se concentrer sur les éléments positifs au détriment des aspects négatifs. De chaque situation du quotidien, vous devez tirer quelque chose de bénéfique. Et plutôt que subir, vous devez mobiliser toutes vos compétences pour trouver des solutions efficaces.
La méthode Pomodoro
Cette technique de gestion du temps a été développée par un certain Francesco Cirillo à la fin des années 80. Elle consiste à concentrer son attention sur une tâche pendant 25 minutes à l'issue desquelles une courte pause s'impose. En effet, l'inventeur de cette méthode estime qu'il est impossible de maintenir une parfaite concentration sur une même activité au-delà de cette durée. Le but de cette brève interruption est la réoxygénation du cerveau.
Des pauses plus longues s'appliquent toutes les 4 sessions de 25 minutes.
La matrice d'Eisenhower
On parle également de matrice de gestion du temps. Ce dispositif se base sur le classement des tâches dans quatre catégories :
- Les tâches prioritaires ;
- Les tâches à planifier ;
- Les tâches à déléguer ;
- Les tâches à éliminer.
La to-do list
Vous connaissez le principe de la to-do list que vous utilisez peut-être à la maison. Si vous respectez ces quelques règles, vous pourrez en faire un élément clé de votre organisation.
- Choisissez un support selon vos préférences et veillez à pouvoir le consulter à tout moment ;
- Notez toutes vos tâches en respectant un ordre de priorité ;
- Intégrez une dimension temps en prévoyant un délai pour chaque mission ;
- Déléguez si vous le pouvez ;
- Éliminez les tâches inutiles pour suivre vos avancées en temps réel ;
- Supprimez les tâches réalisées au fur et à mesure ;
- Contentez-vous de dresser une to-do list par jour pour éviter de vous retrouver avec une liste à rallonge.
Le blocage du temps
Également appelée « Time blocking », il s'agit d'une méthode de gestion du temps qui consiste à organiser son planning en consacrant des heures de travail à des tâches spécifiques.
Concrètement, vous pouvez décréter que tous les lundis seront dédiés à des activités comptables, que vos mardis se consacreront à de la relation clientèle, etc. Avec ce mode de fonctionnement, vous concentrez toute votre attention sur des activités bien précises. Ainsi, vous limitez les distractions de manière à gagner en efficacité sur chacune de vos activités.
Vous l'avez compris, l'amélioration de l'efficacité professionnelle passe par une meilleure gestion du temps et des priorités. Grâce à une formation spécialisée et soumise à une évaluation, vous découvrirez des techniques efficaces que vous exploiterez de manière pertinente. Fort de nouvelles connaissances et compétences, vous allez révolutionner votre manière de travailler et mener à bien tous vos projets professionnels et personnels.
