Améliorer son efficacité avec Outlook

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

• Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook
• Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation
• Faciliter l’accès aux informations importantes
• Organiser son carnet d’adresses avec les groupes de contacts
• Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts…
• Utiliser efficacement les raccourcis clavier

Mise en situation : configuration de son interface Outlook

Lutter contre la surcharge d'informations

• Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie
• Créer des réponses types
• Signaler les e-mails importants
• S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails

Exercice d'application : gestion des messages indésirables

Organiser son temps et prioriser ses tâches

• Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook
• Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
• Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs
• Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail
• Planifier rapidement des réunions et inviter les participants
• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
• Mettre en place des bonnes pratiques dans l’utilisation des tâches

Exercice d'application : organisation de réunions, gestion des rappels

Établir des règles de classement et d'archivage

Partage d'expériences : les participants échangent sur leurs habitudes de classement

• Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage
• Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
• Identifier les e-mails " répétitifs " et créer des réponses automatiques
• Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens
• Rechercher un message dans ses dossiers

Exercice d'application : classement de ses messages, imagination d'un système de tri et d’archivage adapté